Regulamin Formularza „Zgłoś skargę”

Regulamin określa zasady i warunki zgłaszania skarg i zażaleń poprzez formularz „Mechanizm skarg i zażaleń” dostępny na stronie www.baltyk123.pl. Formularz ma zapewnić formę kontaktu ze społecznością w związku z budową i eksploatacją morskich farm wiatrowych z infrastrukturą wyprowadzenia mocy (MFW Bałtyk I/MFW Bałtyk II/MFW Bałtyk III – dalej: Inwestor – w rozumieniu spółki MFW Bałtyk I S.A., MFW Bałtyk II sp. z o.o., MFW Bałtyk III sp. z o.o.).

1. Cel formularza

1.1. Celem formularza jest:

• zapewnienie lokalnej społeczności możliwości wyrażania swojego głosu i ochrony swoich interesów wobec potencjalnych zagrożeń wynikających z działalności Inwestora,
• zapewnienie narzędzi umożliwiających rozpatrzenie ewentualnych skarg i zażaleń w sposób łatwo dostępny, sprawiedliwy, skuteczny i terminowy,
• umożliwienie systematycznego monitorowania oddziaływań Projektów,
• umożliwienie szybkiej reakcji Inwestora na wszelkie potencjalne zagrożenia dla środowiska i zdrowia mieszkańców,
• zapewnienie możliwości łatwego uregulowania ewentualnych sporów i konfliktów pomiędzy Inwestorem lub jego podwykonawcami a społecznością lokalną, co może przyczynić się do ich harmonijnego współistnienia.

1.2. Formularz ma zastosowanie na wszystkich etapach realizowanych inwestycji.

1.3. Formularz stanowi jedno z narzędzi kontroli i regulacji działań Inwestora, w tym identyfikacji przypadków naruszenia norm i przepisów, poprzez umożliwienie mieszkańcom aktywnego udziału w procesie monitorowania i raportowania ewentualnych naruszeń, w tym wszelkich szkód, obrażeń i obaw. Skargi zgłaszane za pomocą tego formularza pomagają w monitorowaniu stanu ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa życia i zdrowia mieszkańców.

1.4. Formularz umożliwia mieszkańcom i podmiotom, na których oddziaływać może realizacja Projektów, zgłaszanie obaw w sposób oficjalny i przejrzysty, co pozytywnie wpływa na szybkość podjęcia interwencji na te skargi i wprowadzenia działań naprawczych.

1.5. Proces składania skarg i zażaleń to wspólny wysiłek lokalnej społeczności i Projektów, który ma na celu zastosowanie środków zaradczych odpowiadających standardom poszanowania ochrony środowiska i bezpieczeństwa mieszkańców, z którymi sąsiadują Projekty. Klarowna komunikacja, współpraca i odpowiedzialność są kluczowe dla skutecznej i udanej współpracy.

2. Zgłaszający skargę

2.1. Zgłaszającym skargę lub zażalenie (dalej: Zgłaszający) może być każda osoba dotknięta działaniem związanym z prowadzonymi przez Inwestora projektami, o których mowa powyżej.
Zgłaszający skargę może być jej inicjatorem lub reprezentantem odpowiedniej grupy, organizacji lub instytucji.

2.2. W przypadku reprezentacji odpowiedniej grupy, organizacji lub instytucji Zgłaszający może być poproszony o przesłanie upoważnienia do jej reprezentowania.

2.3. Zgłaszający jest zobowiązany do przedstawienia prawdziwych informacji oraz do wyrażenia swojego niezadowolenia w sposób zgodny z zasadami etyki i kultury dialogu.

2.4. Wulgarne, obraźliwe lub nieodpowiednie treści zawarte w skardze mogą prowadzić do odrzucenia zgłoszenia.

2.5. Zgłaszający może wybrać jedną z trzech form kontaktu, takich jak: : numer telefonu, adres e-mail lub adres poczty tradycyjnej. Zgłaszający jest odpowiedzialny za podanie prawdziwych i aktualnych danych kontaktowych.

2.6. Zgłaszający zgadza się na przestrzeganie Regulaminu oraz akceptuje warunki zawarte w tym dokumencie. Brak akceptacji Regulaminu uniemożliwia dokonanie zgłoszenia.

2.6. Zgłaszający ponosi pełną odpowiedzialność za treść i formę zgłoszenia.

3. Zasady zgłaszania skarg

3.1 Skargi i zażalenia mogą dotyczyć szkód, obrażeń lub obaw związanych z działaniami prowadzonymi przez Inwestora lub jego podwykonawców w związku z opisanymi powyżej projektami budowy i eksploatacji morskich farm wiatrowych lub zaobserwowanych incydentów lub naruszeń.

3.2. Zgłoszenie skargi powinno zawierać dokładny opis zaistniałego incydentu lub problemu, obejmującego datę, miejsce oraz opis zidentyfikowanych problemów. Zgłaszający powinien precyzyjnie i zrozumiale opisać, w jaki sposób oddziaływania sąsiadujących Projektów wpływają negatywnie na środowisko, zdrowie lub jakość życia mieszkańców.

3.3. W przypadku posiadania dowodów, takich jak zdjęcia, nagrania, dokumenty potwierdzające zgłaszane problemy, Zgłaszający powinien dołączyć je do swojego zgłoszenia. Umożliwi to Inwestorowi lepsze zrozumienie sprawy.

3.4. Wszelkie dowody, w postaci dokumentów czy zdjęć, załączone do skargi powinny być czytelne i dostarczone w formie umożliwiającej ich analizę i weryfikację.

3.5 Dodanie załącznika, jest dobrowolne i może stanowić uzupełnienie do zgłoszonej skargi lub zażalenia.

3.6. Zgłaszający może złożyć skargę lub zażalenie anonimowo, jednak informacje pozwalające na kontakt ze Zgłaszającym są istotne dla skutecznego rozpatrywania skargi i reagowania na nią. Inwestor może mieć ograniczone możliwości podejmowania działań ze względu na brak możliwości dodatkowej komunikacji ze Zgłaszającym. W takim przypadku informacja o działaniach naprawczych będzie udostępniona na stronie www.baltyk123.pl.

3.7. Zgłoszenie skargi nie jest obciążone jakimikolwiek opłatami.

4. Proces rozpatrywania skarg

4.1. Zgłoszone skargi będą podlegać starannemu i obiektywnemu procesowi rozpatrzenia.

4.2. Procedowanie skargi składa się z następujących kroków:

• Zgłoszenie: Przekazanie uzupełnionego formularza (szczegółowy opis możliwości przekazania formularza znajduje się w punkcie 6.3 Regulaminu).
• Rejestracja: Inwestor potwierdzi Zgłaszającemu otrzymanie wniosku.
• Proces rozpatrywania: proces rozpatrywania różni się w zależności od rodzaju skargi, wstępnej oceny oraz złożoności sprawy.
• Rezultat: Inwestor udzieli odpowiedzi Zgłaszającemu, w terminie do 25 dni roboczych od daty przyjęcia skargi, w zależności od jej charakteru.
• Działania następcze i monitorowanie: Inwestor wdraża działania łagodzące uwzględnione w odpowiedzi.

4.3. Inwestor będzie zbierać wszelkie dostępne informacje, przeprowadzać niezbędne badania i konsultacje oraz oceni potencjalne negatywne skutki realizacji Projektów dla środowiska i społeczności. Ostateczna decyzja ma na celu wsparcie koegzystencji Projektów ze środowiskiem naturalnym oraz lokalną społecznością.

5. Reakcja na skargi

5.1. Zgłaszający będzie informowany na bieżąco o postępach w procesie rozpatrywania skargi oraz o planowanych działaniach w odpowiedzi na zgłoszone problemy.

5.2. Po zakończeniu procesu analizy Zgłaszający zostanie poinformowany o wynikach rozpatrzenia skargi.

5.3. W przypadku, gdy ocena skargi na podstawie podanych w zgłoszeniu danych jest niewystarczająca lub niejednoznaczna, Inwestor może poprosić Zgłaszającego o dostarczenie dodatkowych informacji, wyjaśnień lub materiałów.

5.4. Zgłaszający zostanie poinformowany o wynikach w formie pisemnej, w zależności od wybranego sposobu komunikacji, pocztą elektroniczną lub tradycyjną.

5.5. W przypadku stwierdzenia negatywnych skutków działań ubocznych, Inwestor podejmie działania mające na celu minimalizację tych skutków.

5.6. Jeśli naruszenia przepisów lub standardów zostaną potwierdzone, zostaną podjęte stosowne środki naprawcze.

5.7. Inwestor zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszeń, które nie spełniają zasad Regulaminu lub naruszają jakiekolwiek jego postanowienia.

6. Odwołania do rozpatrzenia skargi

6.1. W przypadku niezadowolenia ze sposobu, w jaki skarga została rozpatrzona, Zgłaszający ma prawo złożyć pisemne odwołanie w terminie 30 dni od doręczenia odpowiedzi Zgłaszającemu.

6.2. Zażalenie powinno zawierać stosowne uzasadnienie dla odwołania oraz dodatkowe dowody lub informacje, które mogą wpłynąć na wyniki procesu.

6.3. Brak złożenia odwołania w terminie, o którym mowa w punkcie 6.1., oznacza przyjęcie przez Zgłaszającego odpowiedzi na zgłoszoną skargę lub zażalenie i w związku z tym Inwestor uznaje sprawę za zakończoną.

7. Dostępność i kontakt

7.1. Dane kontaktowe Zgłaszającego, jakie jak: imię, nazwisko oraz jedna z trzech rodzajów danych umożliwiających różne formy komunikacji tj. numer telefonu, adres e-mail lub adres poczty tradycyjnej, powinny być zawarte w zgłoszeniu w celu umożliwienia dalszej komunikacji w trakcie rozpatrywania skargi.

7.2. Formularz elektroniczny nie jest jedyną formą zgłaszania skarg i zażaleń. Skargę można złożyć uzupełniając analogiczny formularz w wersji papierowej i złożyć go osobiście w dedykowanych skrzynkach znajdujących się w Urzędzie Gminy Ustka, Urzędzie Gminy Słupsk, oraz w Centrum informacji o morskich farmach wiatrowych Bałtyk” w Łebie przy ulicy Kościuszki 88.

7.3. Inwestor zastrzega sobie prawo do kontaktu ze Zgłaszającym na różnych etapach procesu analizy skargi. Może to obejmować potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, prośby o uzupełnienie lub poprawienia treści, a także informowanie o wynikach przeprowadzonej analizy i rozpatrzeniu skargi.

7.4. W zależności od preferowanej formy kontaktu, Zgłaszający proszony jest o regularne sprawdzanie swojej skrzynki e-mailowej oraz ewentualnych wiadomości SMS lub telefonu, aby nie przeoczyć ważnych informacji od Inwestora. Inwestor nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne skutki wynikające z braku dostępu lub niezapoznaniem się z przekazanymi wiadomościami w odpowiednim terminie przez Zgłaszającego.

7.5. W przypadku braku odpowiedzi Zgłaszającego na uzupełnienia lub poprawę treści skargi w terminie 21 dni, Inwestor ma prawo do jej odrzucenia bez podejmowania dalszych działań.

7.6. Inwestor gwarantuje, że dane kontaktowe Zgłaszającego nie będą udostępniane osobom trzecim, ani wykorzystywane w celach niezwiązanych ze skargą lub zażaleniem.

7.7. Składając zgłoszenie i wybierając preferowaną formę kontaktu Zgłaszający wyraża zgodę na otrzymywanie telefonów, wiadomości e-mail lub pism związanych z procesem oceny lub wprowadzeniem środków zaradczych.

7.8. Zapewnienie aktualnych i prawidłowych danych kontaktowych jest kluczowe dla skutecznej komunikacji między Inwestorem a Zgłaszającym. W przypadku zmiany danych kontaktowych, Zgłaszający powinien niezwłocznie poinformować Inwestora w celu aktualizacji informacji.

8. Ochrona danych osobowych

8.1. Wszystkie dane osobowe przekazane w zgłoszeniu będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i poufności informacji.

8.2. Wszystkie przekazane dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Polityką prywatności i obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

8.3. Zgłaszający wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celu realizacji procesu oceny i ewentualnego kontaktu w sprawie skargi.

8.4. Dane osobowe Zgłaszającego nie będą udostępniane publicznie ani osobom trzecim bez wyraźnej zgody Zgłaszającego, chyba że wymagać tego będą przepisy prawa lub instytucje działające na podstawie tych przepisów.

9. Postanowienia końcowe

9.1. Inwestor zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w dowolnym momencie. O zmianach poinformuje za pośrednictwem strony internetowej.

9.2. Regulamin wchodzi w życie w dniu jego publikacji na stronie internetowej www.baltyk123.pl.